Il tempo libero costituisce una priorità nella vita quotidiana delle persone. Saper coniugare lavoro e benessere significa saper trovare il giusto equilibrio che permette a ciascuno di noi di esistere al di là del lavoro. Il concetto di business travel è quindi anch’esso cambiato radicalmente, arricchendosi di molteplici sfaccettature; non è un semplice viaggio d’affari, organizzato con il solo “scopo aziendale”: il business travel oggi è strettamento connesso al concetto di “leisure”, ovvero al prezioso godimento del tempo libero.
Cosa significa “business travel”?
Sottoscrivere nuovi contratti, mantenere i contatti con i clienti e i fornitori, presenziare a corsi di aggiornamento o ad eventi del settore (convegni, fiere ed esposizioni): questi gli obiettivi dei viaggi d’affari, che ad oggi costituiscono una spesa importante per le aziende.
Oggigiorno però il turismo d’affari è sempre più legato al concetto di leisure: oltre agli impegni professionali, il lavoratore ha voglia e necessità di poter sfruttare del tempo libero durante il soggiorno.
Come organizzare e gestire un business travel
Affidarsi a degli specialisti come AIC vuol dire scegliere una “business management unit” attiva tutto l’anno e che segue ogni aspetto: dall’acquisto dei biglietti di aerei o di treni alla prenotazione dell’alloggio, fino ai vari processi di fatturazione.
Assicuriamo i tuoi momenti di relax
Pianificare bene la trasferta, dalla prenotazione dei biglietti aerei a quella della sistemazione in hotel, significa anche lasciare volutamente del tempo libero a disposizione del dipendente: il “leisure” di cui abbiamo appena parlato. Momenti di puro svago e relax devono essere organizzati durante i viaggi di lavoro: dal giro nella città in cui ci si trova ai musei ed ai siti culturali, ad esempio.
La Travel Policy
La travel policy semplifica i processi di organizzazione delle varie trasferte, è un documento contenente un insieme di regole:
- seguire per la gestione del viaggio:
- la sicurezza generale del viaggio
- i metodi di pagamento
- le regole di spesa (che comprendono i pasti e lo svago)
- la prenotazione degli spostamenti.
Questo documento definisce chiaramente ciò che si può prenotare e cosa no, cosa è a carico dell’azienda e tutte le spese che vanno rimborsate eventualmente al lavoratore.
È assolutamente necessario avere una travel policy che, oltre a velocizzare tutta la fase di pianificazione del viaggio, è un elemento cardine per redigere il bilancio dell’azienda.
Il “bleisure”
Si parla di bleisure quando il viaggio d’affari si prolunga a favore del tempo libero del lavoratore; è un mix tra le parole e i concetti di business e leisure. Si tratta di un’opportunità sempre più apprezzata grazie alla crescente flessibilità lavorativa: il piacere di una vacanza e gli obiettivi professionali possono coniugarsi, unendo l’utile al dilettevole. Prendendo ad esempio un convegno all’estero, il dipendente potrà poi rimanere qualche giorno in più per visitare la città che lo ospita.
Un business travel sostenibile
Nel 2024 la sostenibilità ambientale del viaggiare è sempre più al centro dei valori aziendali. Salute dell’ambiente e impronta ecologica sono interconnesse all’adozione di politiche sostenibili: scegliere una struttura sensibile all’argomento, che attivamente agisca per la sostenibilità e la riduzione degli sprechi e dell’inquinamento è buona pratica. Infine, scontato ma non così tanto, si deve prediligere la scelta di hotels o altre strutture ricettive vicine al luogo di lavoro, non solo in termini di comodità, ma anche di sostenibilità generale della trasferta.